Специализированный застройщик Династия

Электронный документооборот у специализированного застройщика «Династия» значительно экономит время на работу с документами и бережёт бюджет

Специалисты компании «Тюмень-Софт» внедрили систему электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП 3.0» у специализированного застройщика «Династия» (г. Тюмень). До начала проекта организация работала с бумажным документооборотом. Внедрение позволило значительно сократить время на поиск нужного документа в системе, увеличило скорость формирования и обработки каждого документа. Появилась возможность отслеживать движение документов и контролировать их исполнение, исчезли случаи потери данных. Отказ от бумажного документооборота значительно сэкономил бюджет организации - исчезли расходы на бумагу, принтеры и комплектующие.

Руководство организации заказчика высоко оценило решение «1С:Документооборот КОРП 3.0» и компетенцию компании-внедренца и рекомендует их своим коллегам для автоматизации работы.

О заказчике
ООО «Специализированный застройщик «Династия» осуществляет строительство жилых домов на 425 и более квартир в экологически чистом районе Тюмени в соответствии с современными требованиями энергоэффективности, обустраивает и озеленяет домовую территорию. Первый дом был сдан в эксплуатацию в 2024 году, сдача ещё одного намечена на 2025 год.

Работа застройщика связана с обработкой большого количества документов, подписания и согласования договоров, отправкой и получением корреспонденции.

До начала проекта в организации не существовало электронного документооборота: почти все документы согласовывались и хранились в бумажном виде. Входящая и исходящая документация фиксировалась в бумажном журнале, при этом поиск необходимых документов занимал много времени. Отследить движение документа от формирования до подписания было сложно, были случаи потери важных данных. Руководство организации поставило задачу — навести порядок в работе с документами и их хранении, сделать её прозрачной и минимизировать время на обработку документации.

Одновременно с этим началась работа по автоматизации учёт строительных работ, поэтому было решено внедрить сразу два программных продукта на платформе «1С:Предприятие 8» и в качестве программы для управления электронным документооборотом был выбран «1С:Документооборот КОРП 3.0». Внедрять программное обеспечение было поручено компании «Тюмень-Софт», одному из самых опытных партнёров фирмы 1С в Тюмени и Тюменской области.

Прежде всего, эксперты компании «Тюмень-Софт» совместно с заказчиком проанализировали маршруты движения документов и разработали схемы их согласования, подписания и исполнения.

В ходе проекта:

• была создана корпоративная почта, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, настроены маршруты обработки актов выполненных работ и писем с замечаниями;
• разработаны автозаполняемые шаблоны документов (договоров, допсоглашений, договоров разногласий) и маршруты их движения;
• автоматизирована работа с ОРД-документами и кадровыми заявлениями;
• настроено подписание документов ЭЦП (исходящая корреспонденция подписывается ЭЦП перед отправкой автоматически);
• созданы справочники «Объекты» и «Статьи затрат», доработан справочник «Контактные лица контрагентов»;
• внедрён функционал по автоматической подстановке даты исполнения после окончания работы над документом.

Итоги работы

В результате проведённой работы полностью автоматизирован процесс учёта, подписания и согласования документов, организован контроль исполнения поручений. Это значительно сократило время на поиск нужного документа в системе, увеличилась скорость обработки каждого документа, появилась возможность отслеживать движение документы и контролировать его исполнение, исчезли случаи потери данных. Кроме того, автоматизация процесса позволяет избежать ошибок при формировании документа и дальнейшей работе с ним. Важно отметить, что отказ от бумажного документооборота в пользу электронного сократил затраты на покупку бумаги и сделал работу организации более экологичной.

По словам генерального директора ООО «СЗ «Династия» Максима Кривцова, внедрение системы «1С:Документооборот КОРП 3.0» решило все поставленные задачи — снизить время на обработку документов, избежать потери данных в ходе согласования и подписания, сделать движение документов понятным и прозрачным. Специалисты компании «Тюмень-Софт» не только внедрили программу и доработали её под нужды организации, но и провели обучающий курс по работе в программе для персонала, так что работа в ней ведётся успешно. «Оценивая работу по внедрению, ставим твёрдую пятёрку компании «Тюмень-Софт», благодарим её экспертов за помощь в выборе программного продукта, успешную работу и надеемся на дальнейшее сотрудничество, — отметил Максим Владимирович. — Рекомендуем нашим коллегам использовать решение «1С:Документооборот КОРП 3.0» для автоматизации своей работы».

Если вы специализированный застройщик или строительная компания, обращайтесь к нам за подбором решения для автоматизации Вашего бизнеса по телефону +7 (3452) 680-960