УГМК-Сталь – это высокотехнологичный дивизион черной металлургии. Завод производит обширную номенклатуру из более чем 340 углеродистых и легированных марок сталей и изделий из них.
Высокий уровень сервиса, широкая линейка продукции и гарантируемое качество позволяют компании на протяжении многих лет оставаться надежным поставщиком металлопроката для тысячи предприятий России, ближнего и дальнего зарубежья.
Что было до автоматизации?
На предприятии отсутствовал электронный документооборот, что с учетом большой площади предприятия увеличивало сроки согласования даже самых простых служебных записок до нескольких суток. Учет документов велся в программных продуктах Microsoft Office Word и Excel. Это приводило к потере важных данных и закономерной путанице.
Цель: Оптимизация сроков и повышение контроля за обработкой внутренних, входящих и исходящих документов.
Задачи:
- настройка регламентированных бизнес-процессов в системе электронного документооборота;
- cокращение сроков обработки документации;
- перенос существующей номенклатуры дел в систему электронного документооборота.
Благодаря внедрению на предприятие «1С:Документооборот КОРП», вся документация при внесении в систему документооборота автоматически нумеруется и запускаются процессы согласования, рассмотрения и исполнения. Сами процессы обработки документации были откорректированы и доработаны в процессе внедрения под новые возможности, которые предоставила система, и актуализированы с учетом текущих потребностей предприятия.
Шаблоны документов позволили сократить сроки подготовки стандартных документов до 10-15 минут.
Скорость согласования служебных записок уменьшилась до суток, ведь больше нет необходимости физически перевозить документацию между корпусами предприятия для подписания.
Настроенные уведомления на почту позволили информировать сотрудников о поступлении новых задач в системе, что в свою очередь ускорило обработку документации.
Также был доработан и внедрен модуль от «Академии документооборота Лушников и партнеры», включающий механизм конвертации документов Microsoft Word в PDF и автоматической установки штампов в договорах.
Кроме того, команда «Тюмень-Софта» доработала механизм разграничения прав пользователей, благодаря чему и без того мощная система доступа была адаптирована под задачи компании.