Наш опыт внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО)
Наш опыт внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО)
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) не только экономит время на согласование документов. Он упрощает работу бухгалтерии с сотрудниками, исключает вероятность ошибки при составлении документов и помогает следовать требованиям трудового законодательства. В этом мы убедились на собственном опыте после внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
Группа компаний «Тюмень-софт» - один из самых опытных партнёров фирмы 1С в России, наше сотрудничество продолжается почти 30 лет. У нашей организации несколько филиалов в разных частях города, бухгалтерия находится в одном из них. Визиты в бухгалтерию отнимали полезное рабочее время сотрудников. Кроме того, у нас есть специалисты, которые работают удалённо, и для решения кадровых вопросов им тоже приходилось специально приезжать в офис. Большое количество посетителей, постоянные телефонные звонки от сотрудников – это серьёзная нагрузка на бухгалтера. А как отследить знакомство каждого сотрудника с расчётным листом?
С ноября 2021 года согласно федеральному закону ФЗ-122 от 22.04.2020 г. работодатели получили возможность вести кадровый документооборот в электронном виде. К этому времени у наших специалистов был накоплен солидный опыт работы по внедрению программ для ведения электронного документооборота от 1С. Мы были знакомы с системами разных разработчиков и, оценив плюсы и минусы разных решений, отдали предпочтению сервису «1С:Кабинет сотрудника». Внедрение КЭДО в нашей компании началось в 2022 году, и это был один из первых подобных проектов, так что опыт решения текущих задач мы приобретали на практике.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет обмениваться любыми кадровыми документами (приказы, заявления об отпуске, о приёме на работу и др), при этом используется электронная цифровая подпись и каждый документ юридически значим. С помощью сервиса можно выдавать расчетные листки в электронном виде: сотрудник получает их в личном кабинете и подписывает своей электронной подписью. Сервис сам напоминает сотруднику о количестве отпускных дней, сообщает об изменении статуса электронного документа и сохраняет все документы в программе 1С, они доступны даже при отключении сервиса.
Преимущества сервиса «1С:Кабинет сотрудника»:
- сервис не требует внедрения дополнительных сторонних программ, а уже реализован в части функционала «1С», всё в привычном интерфейсе для бухгалтеров/кадровиков
- простое и понятное мобильное приложение для сотрудников доступно для скачивания в открытом доступе
- снижается вероятность ошибки, которую можно допустить при ручном переносе данных из заявления сотрудника
- сокращается время на взаимодействие сотрудников: личные встречи не обязательны, заявления заполняются по шаблону и согласуются в приложении
- нужная для сотрудника информация (расчетные листки, информация об остатках дней отпуска, вычетах) всегда под рукой
- электронная цифровая подпись для сотрудников формируется в приложении БЕСПЛАТНО
Как внедрить КЭДО?
После согласования перехода на кадровый электронный документооборот с генеральным директором, был создана проектная группа, назначен ответственный за настройку сервиса в нашей компании, и работа закипела:
1) Подготовили шаблон «Согласие на присоединение к КЭДО», который подписывается между ООО «Тюмень-Софт» и сотрудником;
2) Проверили корректность данных о сотрудниках в программе «1С: Зарплата и управление персоналом» (телефонные номера, адреса электронных почт, подразделение);
3) Проработали маршрут согласования заявлений от сотрудников;
4) Купили доступ к сервису «1С:Кабинет сотрудника» на нужное количество сотрудников;
5) Настроили сервис со стороны «1С:ЗУП»;
6) Составили инструкцию для сотрудников по установке приложения и активации в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» (сегодня у фирмы 1С существует множество обучающих видео и инструкций, но мы были первопроходцами).
Когда внедрение электронного кадрового документооборота закончилось, время, которые мы тратим на рутинные операции, сократилось в 6 раз! Если раньше на согласование и подписание заявлений уходило в среднем 30 минут, то сейчас это делается в течение 2-х минут. Причем неважно где находится руководитель – в отпуске, в другом офисе или в командировке.
Экономический эффект от внедрения мы почувствовали почти сразу. Всего за месяц работы сервис «1С:Кабинет сотрудника» сэкономил нашей организации сумму, окупившую расходы на его приобретение – расходные материалы на печать и транспортировку документом между офисами, рабочее время водителя и т.д. Так что мы получили гораздо больше, чем планировали.
Сегодня фирма 1С предоставляет возможность не только познакомиться с опытом внедрения сервиса, но и бесплатно протестировать его работу в течение 45 дней. Это отличная возможность оценить плюсы и минусы электронного кадрового документооборота и принять правильное решение!
Подключить «1С:Кабинет сотрудника»
+7(3452) 680-964
|
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.
|
Заказать услугу
|