Лайфхаки по 1С: как произвести учёт учебного отпуска в «1С:ЗУП 8»?

Современные компании нередко нанимают на работу молодых сотрудников, которые, обычно, совмещают работу с обучением в вузе. В то время, когда у такого сотрудника начинается сессия, им необходимо оформлять приказ об учебном отпуске. О том, как правильно произвести эту операцию в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» расскажем в нашей статье.

Кому полагается учебный отпуск?

Согласно трудовому законодательству, учебный отпуск с сохранением среднего заработка положен всем трудящимся, совмещающим работу с обучением (гл. 26 ТК РФ). Однако распространяется эта норма не на всех: получить такой отпуск могут только учащиеся заочной или очно-заочной формы обучения, получающие первое высшее или среднее профессиональное образование.

Также важно учесть, что подобный вид отпуска доступен только сотрудникам, входящим в штат компании по основному месту работы. То есть, сотрудник должен иметь трудовой договор с организацией. Из этого следует, что учебный отпуск не оформляется лицам, которые трудятся по гражданско-правовым договорам и работникам по совместительству.

Обратитесь с гл. 26 ТК РФ, чтобы учесть все нюансы предоставления учебного отпуска и не допустить нарушений трудовых норм.

Как оформить приказ об учебном отпуске?

Нужен такой приказ для того, чтобы можно было объяснить причину, по которой сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Он же будет служить основанием для проведения расчётов по оплате время отпуска.

Чтобы оформить соответствующий приказ, работнику нужно предоставить пакет документов, в который должны входить:

1.   Справка-вызов (документ, который выдаёт учебное заведение).

2.   Заявление  — документ, с просьбой работника о предоставлении отпуска на время учёбы, написанный в свободной форме.

Оформлять сам приказ можно в свободной форме, либо же по формам стандартным, например, Т-6 (Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Эта форма является рекомендованной, поскольку её просто и удобно заполнять, но в то же время обязательный характер она не носит.

В форме Т-6 заполняются:

1.   Название организации, номер и дата составления.

2.   Сведения о работнике.

3.   Причина отсутствия, а также указывается, будет ли сохранена заработная плата.

4.   Длительность отпуска в календарных днях.

Как оплачивается учебный отпуск?

Оформление соответствующего приказа является основанием для проведения оплаты и выдачи денежных средств сотруднику. В рамках учебного отпуска оплачивать нужно все дни, в том числе выходные и праздники. Что касается сроков оплаты, то в ТК РФ установлено, что выплаты должны осуществляться не позднее трех дней до начала учебного отпуска. Конкретные даты оформления приказа нигде не регламентируются, но лучше ориентироваться на установленные рамки по выплате.

Как начислить оплату по учебному отпуску в «1С:ЗУП»?

Для начала, чтобы зарегистрировать учебный отпуск, нужно в помощнике «Начальной настройки программы» или же в настройках расчета зарплаты ("Настройка" _­­­­ — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний») на закладке «Отпуска» поставить флажок «Учебные отпуска».

Затем, после того, как вы установите флажок, в справочнике «Виды отпусков» должен появиться новый вид «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».

Также во вкладке «Начисления» станет доступен такой вид, как «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».

Для произведения расчёта и начисления оплачиваемого учебного отпуска, нужно перейти в раздел «Зарплата» — «Отпуска» — «Создать». Затем от вас потребуется заполнить все нужные реквизиты. Обозначьте в графе «Месяц» месяц регистрации расчётов, которые были произведены в документе. Далее выберите «Организацию», проставьте «Дату» и «Сотрудника».

Следующий шаг: проставление флажка «Предоставить дополнительный отпуск на закладке «Дополнительные отпуска, отгулы. В табличной части следует кликнуть кнопку «Добавить», после этого в колонке «Вид отпуска» нужно указать необходимый нам вариант. В нашем случае это «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». После выполнения всего вышеперечисленного, потребуется заполнить все активные позиции табличной части пунктов «Период отпуска», «Основание». 

Кроме того, пользователь может указать дни отгулов, в том случае если работник изъявил желание присоединить их к своему учебному отпуску. Сделать эту функцию доступной можно установив флажок «Отгулы» в разделе «Настройка» — «Расчет зарплаты» — "Настройка состава начислений и удержаний"— «Учёт отсутствий». Заполняется данная позиция всеми накопленными отгулами сотрудника и её также можно изменять вручную.

Рассмотрим подробнее вкладку «Основной отпуск». Нужно убрать флажок «Отпуск», поскольку этот вид отпуска не присоединяется к ежегодному.

В разделах «Начислено», «Удержано», «Средний заработок» будут отображаться автоматические расчёты документа. Обратите ваше внимание на кнопку с зеленым карандашом: кликнув на него, вы получите подробную информацию о расчётах и сможете внести изменение данных, к примеру, чтобы рассчитать средний заработок.

Поле «Выплата» нужно указывать только тогда, когда планируется осуществить выплату.

Перейдя на закладку «Начислено» можно выяснить все подробности начисления, а на закладке «Дополнительно» найти сведения о способе отражения начисления в бухгалтерском учёте. Всё что вам остается – только провести документ.