Как заставить контрагента вернуть первичные документы без напоминаний

Руководство компании вынуждено время от времени проводить мероприятия по возврату документов: звонки, сообщения и письма, личные встречи, повторная печать документов. И даже при таких усилиях, документы вернуть получается не всегда.

Почему контрагент не спешит возвращать документы? Причин может быть множество:
— незаинтересованность бизнес-партнера в возврате первичных учетных документов (ПУД);
— экономия на отправке документов;
— плохая организация документооборота;
— уклонение от договорных обязательств и т.д.

Когда не получается вернуть документы никакими иными способами, разумно обратиться в суд. Вот несколько примеров.

Договор поставки

Пример 1: Компания-поставщик заключила с клиентом договор на поставку топлива через заправки по топливным картам. В документе прописали, что покупатель обязуется либо принять товар и подписать накладные, либо написать мотивированный отказ при получении. Факт поставки состоялся, но покупатель отказался отправлять подписанные накладные без объяснения причин. Поставщик обратился в суд и выиграл дело.

Решение суда: Покупателя обязали погасить основной долг и выплатить неустойку. Суд опирался на то, что отказ покупателя подписывать товарную накладную — это доказательство реальности поставки. Также у поставщика были акты передачи реестра операций по топливным картам с подписью покупателя. В реестре фиксируются все факты поставки, покупатель не имел возражений по документу.

Рекомендуем: Храните любые документы, где прямо или косвенно отражены факты поставок. Пригодятся акты передачи товара, товарно-транспортные накладные, путевые листы и даже электронная переписка с контрагентом. Если дойдет до судебных споров, Вы сможете доказать реальность отгрузки товара и потребовать оплату.

Договор оказания услуг

Пример 2: Исполнитель и заказчик работали по договору оказания услуг. В документе значилось условие: считать услуги принятыми, если заказчик не предоставил мотивированный отказ от подписания акта приема. Это помогло исполнителю отстоять свои права, когда контрагент не подписал акт и не оплатил услугу.

Решение суда: Заказчика обязали в полном объеме оплатить услуги и неустойку. Суд принял во внимание отсутствие письменного мотивированного отказа у заказчика. По условиям договора, в этом случае услуги считаются оказанными, поэтому заказчик должен оплатить их полную стоимость. Также ответчик не смог доказать наличие обоснованных причин для отказа от оплаты услуг.

Рекомендуем: Включайте в договор пункт о том, что заказчик должен мотивировать отказ от подписи, иначе услуга признается оказанной. Так Вы избавите себя от необходимости доказывать в суде, что действительно оказали услугу. Особенно это важно для случаев, когда результатом услуг является нематериальная вещь. Например, доказать реальность выполнения услуг по консультированию сложнее, чем реальность услуг по сборке мебели, ремонту и пр.

Пример 3: Компания-исполнитель долгое время сотрудничает с контрагентом, оказывает услуги, а у заказчика растет задолженность. Исполнитель подает иск, показывает отправленные акты и ссылается на то, что заказчик не предоставил мотивированный отказ от подписания актов.

Решение суда: в такой истории суд может вынести решение в пользу заказчика. Логика такая: исполнитель намеренно накапливал задолженность, зная при этом, что заказчик долгое время не переводит оплату. Полгода задолженности — сигнал о том, что продолжать дальше оказывать услуги не имеет смысла, исполнитель может понести потери.

Рекомендуем: Подробно фиксировать объем и перечень оказанных услуг в УПД или акте.

Договор подряда

Пример 4: Стороны работали по договору подряда, но заказчик не вернул подписанный акт о выполнении работ. При этом он не предоставил мотивированное возражение. По условиям договора работы считаются выполненными, если заказчик в срок не направит мотивированный отказ. Подрядчик подал иск в суд.

Решение суда: суд встал на защиту подрядчика. Компания добилась, чтобы выполненные работы суд посчитал принятыми. Следовательно, заказчик должен оплатить их в полной сумме, а заодно – и пени за срыв сроков оплаты. Ситуация и исход дела похожи на пример с договором оказания услуг, но есть одна сложность. Поскольку это работы, а не оказание услуг, компании сложнее доказать факт ее выполнения. Не всегда судьям достаточно только довода, что заказчик не оформил мотивированный отказ.

Рекомендуем: Обезопасить себя от рисков в этом случае Вам помогут следующие действия:
— соберите дополнительные доказательства, это может быть любая конкретная вещь, созданная в рамках условий договора;
— вы должны иметь техническое задание на выполнение работ с подписью обеих сторон, это докажет, что работы были выполнены и имели надлежащее качество;
— убедитесь, что в акте выполненных работ или УПД детально зафиксирован весь объем и перечень выполненных работ. Или поручите это сделать специалистам.

Оперативно обмениваться юридически важными бумагами вам поможет сервис "1С:ЭДО". Подробная информация у наших экспертов, звоните +7 (3452) 680-960