Как рассчитать командировочные? Памятка для бухгалтера
Одна из регулярных обязанностей бухгалтера – расчет командировочных. Чтобы облегчить для вас эту задачу, мы составили шпаргалку, в которой рассказали обо всех важных нюансах: доплате до оклада, командировке в выходные, расчету суточных.
1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА ФАКТИЧЕСКИ ОТРАБОТАННЫХ ДНЕЙ В РАСЧЕТНОМ ПЕРИОДЕ
Под расчётным периодом понимаются те 12 календарных месяцев, которые предшествовали началу командировки, либо меньшее количество месяцев, если работник трудиться в компании менее года. Обратите внимание, что при расчёте командировочных учитываются исключительно рабочие дни, но не календарные, как при расчёте отпускных.
Из этого расчётного периода должны быть исключены больничные, отпуска (даже за свой счёт), а также командировки и время простоя (согласно ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Допустим, Иванова Н. Н. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 и была направлена в командировку сроков в 5 дней.
В указанном расчётном периоде 247 рабочих дней. Среди исключаемых дней 8 дней больничного в августе и 14 дней сентябрьского оплачиваемого отпуска. Таким образом получаем следующее вычисление:
247 – 8 – 14 = 225. Итого мы имеем 225 фактически отработанных дней.
Внимание! Расчёты в этом примере и далее приведены с учётом округления до двух знаков после запятой.
2. Определение заработка за расчётный период
|
При расчёте среднего заработка важно включить все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, исключая больничные, отпускные, материальную помощь и иные выплаты социального характера.
Если на период командировки или до него выпадало повышение оклада (тарифных ставок) по организации или подразделению, то нужно индексировать средний заработок для расчёта командировочных (п. 16 Пол. об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Начисления Ивановой Н. Н. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000 руб., в августе — 26 086,96 рублей, а в сентябре — 12 000 руб. Таким образом, чтобы вычисления будут выглядеть так: (40 000 руб. х 10 мес.) + 26 086,96 руб. + 12 000 руб. = 438 086,96 руб.
3. Вычисление среднедневного заработка и суммы командировочных
Здесь всё просто: необходимо разделить заработную плату за расчётный период на количество отработанных в нем дней. Потом полученное значение умножение нужно умножить на количество командировочных дней. Обратите внимание, что командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 рублей / 225 дней) × 5 (командировочных дней) = 9 735,27 рубля. Именно эту сумму следует выплатить Ивановой Н. Н.
И на нее же будет начислен НДФЛ.
4. ДОПЛАТА ДО ОКЛАДА
Что делать, если получившаяся сумма командировочных сотруднику по среднему заработку вышла значительно меньше его зарплаты? В таком случае можно провести доплату до фактического заработка.
Обратите внимание, что если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, то вы можете уменьшить на нее налоговую базу по налогу на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).
Всегда сравнивайте рассчитанные из среднего заработка командировочные с окладом сотрудника, чтобы не ухудшить его положение в том случае, если получать средний заработок ему выгоднее.
5. КОМАНДИРОВКА СОВПАЛА С ВЫХОДНЫМИ
Иногда возникают такие ситуации, когда командировочные дни совпадают с выходными днями сотрудника. Если в эти дни работника не привлекали к работе, то оплачивать их не нужно. Но если он трудился или находился в пути, то платить ему придётся по правилам оплаты в выходной день. Оплачивать выходные придётся не менее чем в двойном размере оплаты труда, либо в одинарном размере, но с правом сохранения пропущенного выходного, который работник сможет «отгулять» позже (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).
Не забывайте ориентироваться на применяемую систему оплаты труда сотрудника при расчёте оплаты в двойном размере (см.письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
6. РАСЧЕТ СУТОЧНЫХ
Ни для кого не секрет, что для работника предусмотрена выплата суточных за каждый проведенный в командировке день, в том числе и за выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (п. 1. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Отчитываться по ним сотруднику не требуется (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).
Устанавливает размер этих суточных сама организация, а затем закрепляет сумму в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). При налогообложении расходы на выплату суточных учитываются без ограничений.
Выплаты суточных не нужно облагать НДФЛ если их сумма укладывается в следующие нормативы: 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2 500 руб. — заграницей.