Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» в НПП «Сиббурмаш»
Бумажный документооборот часто становится тем негативным фактором, который влияет на производительность предприятия. Работа с электронными документами, их учёт и хранение позволяет навести порядок в сфере документооборота, сделать его понятным и прозрачным и – что немаловажно – исключить потерю важных данных. Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» решает все эти задачи, она предназначена для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом, идеально подходит для крупных организаций и холдингов. Мы убедились в этом на собственном опыте.
Научно-производственное предприятие «СибБурМаш» было образовано в Тюмени в 1993 году. Все эти годы мы занимаемся разработкой и производством оборудования для бурения скважин с отбором керна и заканчивания скважин, осуществляем инженерное сопровождение этих работ на месторождениях. Сегодня «СибБурМаш» - один из лидеров отрасли. Наши эксперты умеют прогнозировать, определять и понимать потребности потенциальных заказчиков: нефтяников, газовиков и геологов. Предприятие гарантирует качество и надёжность поставляемого оборудования. Все продукция разрабатывается, изготавливается и испытывается на собственных производственных мощностях в г. Тюмени. Наша команда всегда ставит амбициозные цели, успешно решает сложные технические задачи и с гордостью предлагает клиентам уникальные инновационные технологии. Сегодня в нашем активе 55 патентов на изобретения. Качество выпускаемого оборудования обеспечивается Системой менеджмента качества (СМК), сертифицированной в соответствие с ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015) аккредитованным органом по сертификации систем менеджмента Ассоциацией по сертификации «Русский Регистр». Среди наших постоянных заказчиков ПАО «НК «Роснефть», ПАО «Газпром нефть», ПАО «ЛУКОЙЛ», ПАО «НОВАТЭК», ПАО «Сургутнефтегаз» и др.
Специфика нашей работы подразумевает большое количество документов, которые требуют внутреннего согласования, обработки, подписания и хранения. Изначально в нашей компании не было системы управления документами. Согласование документов происходило на бумаге, хранились подписанные документы в бумажном виде, отследить движение документации иногда было крайне сложно. Требовалось время, чтобы найти нужный документ в бумажном потоке. И, что уж говорить, случаи потери документа тоже бывали. Всё это сказывалось на сроках подписания и требовало устойчивой нервной системы у сотрудников, которые постоянно работают с договорами и документами.
Когда у нас началось внедрение информационной системы «1С: ERP Управление предприятием», мы поняли, что сейчас самое подходящее время, чтобы навести порядок в работе с информацией и уже пора перевести всё в электронный вид. Эксперты компании «Тюмень-Софт», которые занимались внедрением, оценили объём документации и предложили установить программу «1С:Документооборот 8 КОРП» для управления документами и бизнес- процессами. Они провели демонстрацию возможностей программного продукта, ответили на наши вопросы, и решение о внедрении было принято.
Во-первых, специалисты компании-внедренца проанализировали действующие бизнес-процессы на основании предоставленной методической информации. Потребовались также онлайн-встречи с участниками процессов, чтобы учесть все особенности работы с документами в нашей организации.
Далее была проделано следующее:
- Автоматизирована работа с производственными документами/заказами, позволяющие вести учет изготовления заказов в разрезе видов номенклатуры. Особенностью решения является возможность рассмотрения заказа при согласовании, а также учёта как планового (нормативного), так и фактического времени, затраченного на выполнение каждого этапа производства;
- Разработана возможность отслеживать ход выполнения заказов, контролировать сроки и анализировать эффективность производственных процессов;
- Разработан новый отчёт, предназначенный для мониторинга исполнения заказов на производство номенклатуры, он обеспечивает сравнение плановых сроков с фактическими датами завершения этапов производства и испытаний и выявляет заказы с отклонениями от плановых сроков;
- разработана «Карта отклонений» - инструмент визуализации, позволяющий оперативно выявлять и анализировать отклонения в бизнес-процессах, отображая все ключевые параметры, проводить факторный анализ для определения причин отклонений, прогнозировать возможные последствия отклонений, принимать превентивные меры, выявлять закономерности и взаимосвязи между различными параметрами;
- Разработана ролевая модель адресации задач;
- Автоматизирована работа со служебными записками со сложными маршрутами обработки;
- Разработаны авто подстановки для дополнительных реквизитов;
- Настроена бесшовная интеграция между «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП» в части заявок на мерительный инструмент;
- Внедрены мероприятия, обсуждения;
- Пользователи и администратор системы прошли обучение по работе в программе.
В результате проделанной работы были полностью автоматизированы процессы подписания и согласования документов, учёта документов, а также учёта и контроля исполнения поручений.
Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило значительно ускорить обработку документов. Время на поиск нужного документа в системе теперь занимает несколько секунд и это существенно экономить рабочее время наших сотрудников. Работа с документами стала прозрачной, появилась возможность оперативно получать информацию о текущем статусе задач, выявлять и устранять задержки и сводить отклонение от сроков исполнения к минимуму. Результативность решения некоторых задач увеличилась на порядок. Ещё один важный момент – мы решили проблему потери данных.
Система принята в промышленную эксплуатацию 16 мая 2025 года. В ходе проекта автоматизировано 165 рабочих мест. После окончания работы мы подписали договор сопровождения с компанией «Тюмень-Софт», чтобы оперативно получать поддержу при работе с системой и современно вносить обновления разработчика.
НПП «Сиббурмаш» благодарит коллектив компании «Тюмень-Софт» за профессиональное внедрение и помощь в подборе программного продукта, рекомендует как надежного и ответственного партнера, а программный продукт
«1С:Документооборот 8 КОРП», как отличный продукт, который помогает систематизировать и сделать прозрачным процесс управления документацией.