От бумажного хаоса к цифровой эффективности: автоматизация кадрового документооборота в МАОУ СОШ №92 г. Тюмени
Внедрение и настройка сервиса «1С:Кабинет сотрудника» в МАОУ СОШ №92 г. Тюмени позволили совершить качественный скачок в организации кадрового документооборота. На смену хаосу бумажных процессов пришли порядок и строгая система. Эффективность работы кадровой службы увеличилась почти на 45%, на 80% сократились затраты на приобретение бумаги и расходников. Сотрудники школы теперь тратят на подписание и согласование документа несколько минут, а специалисты кадровой службы всегда остаются на связи в онлайн-формате. Таковы результаты проекта, выполненного экспертами компании «Тюмень-Софт», одного из самых опытных партнёров фирмы 1С в Тюменской области.
О заказчике:
Средняя общеобразовательная школа №92 расположена в очень оживлённом микрорайоне Тюмени. До 2022 года это была самая большая школа города, у неё три отдельных корпуса, общее число сотрудников – учителей и прочего персонала – составляет почти 300 человек. Администрация школы идёт в ногу со временем и наряду с традиционными формами обучения активно внедряет цифровые технологии в образовательный процесс, оснащает специализированные кабинеты техническими новинками, готовит учеников к участию в олимпиадах и интеллектуальных состязаниях. Опыт использования цифровых технологий было решено распространить и на организацию электронного кадрового документооборота.
До начала проекта:
Большое число сотрудников и удалённость разных корпусов стали серьёзным испытанием для специалистов отдела кадров. До начала проекта документооборот в учреждении вёлся на бумаге, а это значит, что специалисты буквально были завалены бесконечным потоком заявлений, согласий, договоров и приказов. Согласование и подписание документа занимало длительное время – дни, а иногда и недели – из-за необходимости физического присутствия сотрудников или руководителей. «Блуждание» бумаг по кабинетам приводило к потере документации. Из-за большой загруженности кадрового отдела нередкими были ошибки при ручном заполнении данных, не всегда соблюдались сроки хранения документом. Наконец, персонал школы испытывал неудобство из-за необходимости наносить личные визиты в отдел кадров для подписания документов.
Руководство организации приняло решение о переходе на электронный кадровый документооборот, чтобы решить эти проблемы.
Цели проекта по автоматизации кадровой службы:
- Упростить кадровые процессы, сделать их прозрачными и понятными для всех участников;
- Снизить затраты на бумагу и оргтехнику;
- Снизить нагрузку на специалистов кадровой службы, сделать более удобным их общение с сотрудниками;
- Обеспечить юридическую значимость процессов с помощью ЭЦП для кадровой службы и сотрудников.
После анализа потребностей МАОУ СОШ №92 команда экспертов «Тюмень-Софт» предложила автоматизировать кадровые процессы на базе современного сервиса для электронного документооборота «1С:Кабинет сотрудника».
Этапы реализации проекта:
- комплексное внедрение сервиса, интеграция с системой «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»;
- глубокая настройка: адаптация сервиса под специфические процессы и документы клиента (типовые заявления, приказы, договоры, анкеты, согласия);
- настройка ЭЦП: организация удобного и юридически значимого подписания документов электронной подписью как со стороны сотрудников (УНЭП), так и со стороны кадровой службы и руководителя организации (УКЭП);
- создание и настройка машиночитаемых доверенностей;
- настройка автоматических уведомлений сотрудников о новых документах, заданиях, напоминаниях.
- настройка уведомлений о текущих задачах на начальной странице
- маршрутизация подписания документов
- настройка маршрутов подписания заявлений для сотрудников организации
- обучение сотрудников организации работе в сервисе, создание обучающих материалов.
Кроме того, специалисты кадровой службы и сотрудники школы прошли обучение по работе с сервисом, была подготовлена инструкция для руководителей и рядовых сотрудников учреждения.
Результаты внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника»
- Значительно сократился бумажный документооборот (75 кадровых процессов перевели в электронный вид), это привело к снижению затрат на бумагу, печать и архивирование.
- Время на согласование и подписание документов сократилось, в среднем, с 5 дней до 30 минут (например, подписание заявления на отпуск теперь занимает 5 минут вместо 3 дней).
- Цикл обработки типовых кадровых операций (прием, отпуск, перемещение) сократился на 88%.
- Создание комфортных условия для сотрудников: персонал школы получает доступ к своим документам и данным в любое время с мобильного устройства.
- Снижение нагрузки на отдел кадров: подача заявлений и подписание документов происходит в режиме онлайн, что высвободило до 45% рабочего времени за счет автоматизации создания, рассылки, контроля подписания и хранения документов. Значительно снизилось количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.
- Повышение прозрачности документооборота: статус документа всегда виден, что немаловажно для бюджетного учреждения.
- Рост удовлетворенности: упрощение кадровых процессов повысило лояльность сотрудников.
Важно отметить, это организация электронного кадрового документооборота на основе сервиса «1С:Кабинет сотрудника» существенно повысила безопасность процесса:
- юридическая значимость ЭЦП гарантирует надежность документов;
- организовано централизованное и защищенное хранение электронных документов;
- упрощен контроль за соблюдения сроков хранения кадровых документов;
- снижен рисков потери или повреждения документов.
Готовы повысить эффективность кадровых процессов в вашей организации?
Свяжитесь с нами по телефону +7 (3452) 680-964