Плюсы и минусы электронного документооборота

Как показала практика удаленной работы – электронный документооборот для компаний стал необходимостью. Самое время осмыслить перспективы ЭДО и предусмотреть возможные трудности. Сегодня мы расскажем о плюсах и минусах ЭДО и ответим на некоторые вопросы.

Начнем с плюсов. Очевидно, что электронные документы помогают сэкономить на бумаге, картриджах, перевозках и «пространстве» (в том числе, снижая затраты на содержание помещения, которое обычно занимает бумажный архив). Второй важный пункт – экономия времени: оформление и передача электронного документа занимает всего несколько минут. Файлы можно отправлять и получать в своей собственной учетной системе. Третий плюс – обеспечение сохранности документов: при отправке они не теряются. Также, например, в 1С-ЭДО предусмотрен электронный архив, из которого можно извлекать документы разной давности. Наконец, ЭДО экологичнее бумажного архива, а старые документы даже не нужно относить в переработку.

Возникает вопрос: имеют ли такие документы юридическую силу и существуют ли среди них исключения, которые нельзя переводить в электронный вид? 

Все документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные (закреплено в ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»). Поэтому их можно представлять в контролирующие органы и суды.

В первую очередь в электронный вид компании переводят электронные счета-фактуры, акты выполненных работ и товарные накладные, так как для этих документов ФНС разработала форматы. Для других документов (например, официальных писем) форматы не разработаны, поэтому ими обмениваются в обычных форматах pdf, doc и т.д.

Как долго нужно хранить электронные документы? Законы № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не делают принципиальных различий между электронными и бумажными документами. Законодательной базы, в которой бы это было точно зафиксировано, на сегодняшний день нет. И здесь можно говорить о минусах ЭДО.

Различные технические причины, например, разница в текстовых форматах (doc и docx), могут помешать работе или эффективной передаче файлов контрагентам. Возможно, следует заранее предусмотреть несколько мест хранения документов, потому что неясно, что делать в случае хакерской атаки. Также возникает вопрос о том, как проверить подлинность документа, если истек срок электронной подписи.
  
Возможно, эксперимент по переходу на ЭДО для компаний и ИП поможет решить некоторые из этих вопросов, выработать методику хранения и обработки электронных документов. В любом случае, ЭДО чаще показывает свою эффективность; а в сложившейся ситуации он стал оперативным и единственным выходом.

Оцените плюсы и минусы электронного документооборота сами - подключите сервис "1С-ЭДО". Оставьте заявку на нашем сайте и специалист отдела сопровождения 1С перезвонит для подробной консультации!