Зачем вашему бизнесу электронный документооборот?
Половина успеха при внедрении электронного документооборота зависит от того, как вы ответите на вопрос «Зачем вашей компании нужен электронный документооборот?». К сожалению, очень часто можно услышать от клиентов ответы вроде: «Он уже есть у конкурента/партнёра – а чем мы хуже?». Но такая цель внедрения ЭДО точно не приведет вас к впечатляющим результатам. О том, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении ЭДО расскажем в нашей статье.
Оптимизация бизнес-процессов
ЭДО - простой способ оптимизировать бизнес-процессы в компании, если учитывать тот тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, уже существующую на бумаге. Благодаря внедрению ЭДО вам не придётся тратить уйму времени на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем, скорость доставки документов через ЭДО составляет от 3 до 6 секунд. В результате использования технологий ЭДО временные ресурсы сотрудников освобождаются, благодаря чему они смогут направлять их на решение более значимых задач.
Именно поэтому ЭДО универсален в разных областях – начиная с энергетики , заканчивая логистикой и нефтегазовой отраслью.
Сокращение финансовых затрат
Если вы решите перейти на электронный документооборот, вам больше никогда не придётся тратить немалые суммы на печать и доставку огромного количества документов. В случае со стандартной работой с документами, в графе трат будут значится расходы на печать, выплаты работнику, согласующему документы, оплату доставки курьером и расходы на хранение.
Когда компания переходит на электронный документооборот, то её затраты на на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются более чем на 80 %. А ведь это помимо того, что электронные документы невозможно потерять, а значит, контролировать расхождения в них значительно проще.
Сохранение юридической силы документов
Электронные документы, заверенные цифровой подписью, обладают точно такой же юридической силой, как и обычные, бумажные. Поэтому вам не придётся дублировать ничего на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счёт соответствия ФЗ и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешил подписывать документы электронной подписью, а потому принимать документы в электронном виде теперь обязана даже налоговая.
Упрощение взаимодействия с контролирующими органами
Сейчас все контролирующие органы и сами поддерживают перевод документов в цифровой вид и даже разрабатывают различные форматы работы с документами в электронном виде. Таким образом, к примеру, в электронный вид в своё время перевели книги покупок и продаж, благодаря чему с ними стало гораздо удобнее работать.
Ни для кого не секрет, что для того чтобы в случае необходимости представить документ в контролирующий орган, приходится хранить его в течение длительного периода времени. И в случае с документами на бумаге, делать это не всегда бывает удобно. Ведь хранить, а потом еще и искать такие документы может быть затратно с точки зрения времени и других ресурсов. А электронные документы очень легко отыскать по номеру документа и дате отправки.
Cокращение временных затрат
Просто представьте, сколько лишней мороки приходится выполнять при работе с бумагой: документы необходимо сначала распечатать, затем подписать и согласовать у разных руководителей. А если их ещё и нужно отправить в другой филиал или регион, то этот процесс может занять от двух недель до месяца. Работая в системе электронного документооборота делать всё то же самое можно буквально за несколько секунд.
Более того, переживать за сохранность таких "бумаг" не придётся. Ведь статус документа отслеживается в онлайн режиме. Вы можете отслеживать в своём личном кабинете получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Всё эти опции позволяют компании быстрее завершить процесс документооборота и закрыть очередную сделку.
Улучшение сервиса и повышение лояльности
Логично, что ускорив процесс документооборота, вы также сможете стимулировать снижение дебиторской задолженности, ведь компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а их клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, а значит быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.
Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией.