Переход на электронные трудовые книжки 2020: к чему готовиться?

В начале декабря Госдума окончательно приняла поправки в ТК РФ и в некоторые другие законы, закрепляющие в стране электронные трудовые книжки. Переход на них запланирован уже на 1 января 2020 года. По мнению законотворцев, введение электронных трудовых книжек позволит сделать кадровые процессы проще и эффективнее, а механизмы взаимодействия между работодателями, сотрудниками и государством более прозрачными.

В какие этапы будет происходить переход на электронные трудовые книжки?

Уже с 1 января 2021 года работники смогут самостоятельно определять, хотят ли они продолжить использование бумажных трудовых книжек или нет. В первом случае, ему предстоит написать соответствующее заявление за 2020 год. Тогда работодатель будет вынужден вести для этого сотрудника бумажную трудовую книжку наряду с цифровой. Таким образом, отказаться от печатных трудовых книжек полностью не выйдет. 

Если же работник не написал необходимое заявление, то работодатель вправе с января 2021 года выдать ему на руки бумажную трудовую, а продолжать вести данные исключительно в электронном формате. Сотрудники, впервые устраивающиеся на работу с 1 января 2021 года, бумажных трудовых книжек получать уже не будут   — сведения об этих сотрудников будут вестись только в цифровом виде.

Как теперь будут получать данные о трудовом стаже сотрудника при приёме?

Теперь потребовать у соискателя трудовую книжку при приёме на работу можно только в том случае, если таковая у него имеется. Если у работника есть обе версии трудовой, то он может представить работодателю как бумажную трудовую книжку, так и выписку из электронной.

Получить цифровые данные о стаже в бумажном или в электронном видах, можно будет одним из способов:

• у работодателя по последнему месту работы;
• обратившись в МФЦ;
• обратившись в ПФР;
• на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Работник теперь сможет получать доступ к своей электронной трудовой книжке в любой момент. Это должно помочь отслеживать верность и полноту поданных работодателем сведений в ПФР.

Увольняя сотрудника, работодатель будет вынужден в тот же день выдать ему данные о трудовой деятельности за весь период работы в компании, в письменном виде и за подписью ответственного лица. При отсутствии сотрудника в день увольнения всё то же самое нужно будет направить заказным письмом с уведомлением о его вручении.

Новый отчёт по форме СЗВ-ТД

Ведением электронных трудовых книжек займется ПФР.  Но собирать сведения о деятельности сотрудников и передавать их в цифровом виде в Пенсионный фонд придётся работодателям. Специально для этого был разработан новый отчёт по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Как  работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Для этого, в течение 2020 года, работодателю необходимо:

1. Выбрать ответственное лицо, которое займётся ведением и передачей сведений электронной трудовой документации.
2. Разъяснить сотрудникам новые правилах ведения трудовых книжек, рассказать им о праве продолжить ведение бумажной трудовой книжки.
3. Заняться подготовкой, принятием или изменением локальных актов компании , а также ознакомить с ними сотрудников.
4. Обеспечить техническую готовность организации к передаче электронных сведений в ПФР.  Провести модернизацию ПО и откорректировать текущие бизнес-процессы.

Благодаря переходу на электронные трудовые книжки планируется обеспечить более надежное хранение данных, ввиду  возможности резервного копирования сведений. Ещё одним плюсом новой системы станет то, что работники не смогут  заявлять об утере трудовой книжки в целях сокрытия данных от нового работодателя.

Хотите узнать больше об электронных трудовых книжках, новой отчётности для ПФР и поддержке цифровых книжек в 1С? Приходите на зимний Единый семинар 1С 18 декабря! Наши специалисты совершенно бесплатно расскажут все подробности перехода на электронные трудовые книжки, а также с удовольствием ответят на любые ваши вопросы!