Тюменский завод «Прованс»

Производственная компания «Прованс» производит свежие, натуральные салаты и овощные смеси, полностью готовые к употреблению.

Что было до автоматизации?

На предприятии отсутствовал электронный документооборот. Все задачи фиксировались на бумаге, приказы и поручения рассылались по почте или передавались буквально из рук в руки. При этом контролировать выполнение задач было непросто, и все это тоже делалось вручную. Отследить местонахождение нужного документа иногда вообще не представлялось возможным. Сотрудники тратили огромное количество сил и времени на согласование документов.

Выбор решения для автоматизации

Автоматизация документооборота дала возможность изменить ситуацию в корне. У нас уже была внедрена система «1С:Общепит 8», версии 2.0, поэтому выбрали программу того же производителя «1С:Документооборот ПРОФ». Во-первых, она универсальна и требует минимальной настройки под нашу специфику. Во-вторых, автоматизирует документооборот «с нуля». В-третьих, есть возможность интегрировать с уже работающей программой для обмена общими данными.

Что стало?

После внедрения «1С:Документооборот ПРОФ» появилась возможность в едином информационном пространстве ставить задачи и контролировать их выполнение

Разработана система для фиксации договорных отношений с контрагентами с возможностью контроля сроков окончания договоров.

Особое внимание уделяется жалобам клиентов, если они возникают. Теперь все ответственные сотрудники в рамках единого бизнес-процесса выполняют свои задачи для скорейшего ответа на рекламацию.

Шаблоны документов формируются в системе «1С:Документооборот ПРОФ», и это позволило нам с минимальными затратами стандартизировать оформление всех документов на предприятии от служебных записок до договоров. Документы перестали дублироваться и теряться. Это позволило сэкономить рабочее время ответственных сотрудников.

Был разработан обмен справочниками с конфигурацией «1С:Общепит.8, версии 2.0», для обмена контрагентами между системами. Отпала необходимость по несколько раз вводить одни и те же данные, а значит и вероятность допустить ошибку.