ГАУ ТО «МФЦ»

ГАУ ТО «МФЦ» - уполномоченный многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг жителям Тюменской области. Численность сотрудников организации составляет 1270 человек, а число документов, которые создаются в ходе работы, превышает 4 тысячи в год.
Географическая удалённость филиалов и большое количество ежедневно обрабатываемой документации, связанной с деловой перепиской, кадровым документооборотом, бухгалтерским учётом и административно-хозяйственной деятельностью, требовало использования полнофункционального и эффективного инструмента для организации электронного документооборота и качественной адаптации этого инструмента под потребности учреждения.

Что было?
До 2023 года все процессы электронного документооборота в «МФЦ» осуществлялись на базе операционной системы Windows. В связи с необходимостью перехода на отечественные ПО руководство организации провело анализ систем электронного документооборота российских разработчиков. Особое внимание уделялось стоимости, функциональным возможностям, гибкости настройки, а также выбору партнёра для внедрения софта и наличию услуг по обучению работе в системе собственных специалистов. В результате был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения» версия 8.3, а реализация проекта поручена экспертам компании «Тюмень-Софт», одного из самых опытных партнёров фирмы 1С в Тюменской области.

Что внедряли? Этапы реализации проекта
Внедрению системы предшествовали сбор и анализ требований заказчика к системе электронного документооборота. В ходе работы была проведена адаптация типового решения под нужды «МФЦ». В частности, наши специалисты разработали табличную часть «Этапы и платежи» для формы «Договор», в неё пользователи заносят даты начала формирования актов выполненных работ. Были созданы детекторы и обработчики бизнес-событий, которые при наступлении указанной даты автоматически формируют новый вид документа «Акт выполненных работ» и запускают его обработку. Кроме того, был разработан механизм, который разделяет подписание электронной подписью карточки документов и файлов: подписываются только файлы, которые вложены в документ, но не подписывается карточка документа.

Что стало после автоматизации? 
В настоящее время в системе «1С: Документооборот государственного учреждения» в «МФЦ» создано 100 автоматизированных рабочих мест в режимах «веб-клиент» и «тонкий клиент», полностью автоматизированы следующие процессы:
- работы с закупками, договорами и актами выполненных работ;
- создание и обработка кадровых документов;
- создание и обработка табелей учёта рабочего времени;
- работа с документами о премировании;
- создание и обработка заявок в административных-хозяйственный отдел.

За счёт автоматизации документооборота сокращено время на создание и поиск документов, организован контроль за исполнением поручений, учётом договоров.

Одновременно с внедрением системы преподаватели учебного центра 1С компании «Тюмень-Софт» провели обучение персонала «МФЦ» работе с новым программным продуктом, причём оно было организовано как офисе заказчика, так и дистанционно для сотрудников удалённых филиалов.

Заказчик заключил договор на сопровождение «1С:ИТС» с компанией «Тюмень-Софт», наши эксперты оперативно консультируют его по методическим и техническим вопросам работы в программе.

Сегодня система принята в промышленную эксплуатацию, активно используется и положительно воспринимается специалистами «МФЦ». По словам директора ГАУ ТО «МФЦ» А.Н. Нагибина, благодаря плотной совместной работе специалистов всех участников проекта удалось реализовать удобные пользователям и отвечающие всем требованиям заказчика процессы обработки документов.

Обращайтесь к нам за подбором решения для автоматизации Вашего бизнеса по телефону +7 (3452) 680-960